10 مثال از تجهیزات اداری که برای همۀ کسب و کارها ضروری هستند
همۀ کسب و کارها باید درمورد تجهیزات مورد نیاز شرکت خود تفکر کنند تا کارکنان بتوانند با بازدهی بالا به کار خود ادامه دهند. تجهیزات اداری، مدیریت امور شرکتی را سهولت بخشیده و باعث می شود فعالیت های روزانه کارمندان به درستی انجام شود.
تأمین تجهیزات اداری مناسب معمولا جز امور حیاتی هستند که نادیده گرفته می شوند. تجهیزات مهم و مناسب باید همیشه در دسترس کارمندان قرار داشته باشد تا آن ها بتوانند با کارامدی بالا، امور شرکت را به انجام برسانند. وجود تجهیزات مناسب درون اداره سبب می شود ظاهر شرکت شما حرفه ای تر به نظر رسیده و امور روزمرۀ شرکت بدون بروز مشکل های پیش پا افتاده انجام گیرد. در این مقاله به بررسی تجهیزات اداری خواهیم پرداخت:
- مبلمان
تهیۀ مبلمان مناسب به دلایل زیادی از اهمیت بالایی برخوردار است. اولاً، مبلمان شیک دفتر شما را دلپذیر و حرفه ای جلوه می دهد. با تهیۀ مبلمان بازدهی اداره برای کارکنان و مشتریان بهبود یافته و به راحتی ارباب رجوع افزوده خواهد شد.
انتخاب مبلمان اداری مناسب نقش مهمی در افزایش روحیه و بازدهی کارمندان شرکت تان خواهد داشت. کارمندان یک شرکت زمانی که در یک محیط دلپذیر به کار خود ادامه بدهند احساس راحتی بیشتری می کنند. تجهیزات اداری شرکت شما، برای مثال مبلمان شرکت، ماهیت کسب و کار شما را منعکس می کنند؛ استفاده از مبلمان اداری زیبا نظر بازدیدکنندگان شرکت تان را جلب خواهد کرد.
مواردی که هنگام انتخاب مبلمان اداری باید در نظر بگیرید عبارتند از:
- قیمت: به بودجه ای که در اختیار دارید دقت کنید.
- طراحی: روی دیزاین هایی سرمایه گذاری کنید که فضای آرامش بخشی برای شرکت به ارمغان بیاورند.
- دوام: کیفیت بالا
- ایمنی: به طور سیستماتیک ترتیب بندی شوند.
- جا گیر بودن: آن ها را طوری قرار دهید که فضای اداره بزرگتر به نظر برسد.
- راحتی: نیاز های کارمندان را بررسی کنید.
- اتصال اینترنت
بی شک، وجود اینترنت پرسرعت یکی از ملزومات اکثر کسب و کارهای مختلف است.
بدون یک اتصال اینترنتی معتبر، کسب و کارهای مختلف توانایی برقراری ارتباط با یکدیگر را از دست داده و نمی توانند اطلاعات خود را در دسترس استفاده کنندگان داخلی و خارجی قرار دهند. با توجه به اینکه بسیاری از کسب و کارهای مختلف بخش مهمی از کار خود را به صورت آنلاین انجام می دهند، اتصال اینترنتی قابل اتکا کمک شایانی به امور روزمرۀ اداره می کند.
بسیاری از تجهیزات اداری به اینترنت متصل می شوند؛ بنابراین IoT (اینترنت اشیاء) باعث می شود دستگاه های هوشمند مختلف بتوانند بدون نیاز به هیچ تعامل انسانی داده های خود را از طریق شبکه انتقال دهند.
- لوازم آشپزخانه
با توجه به اینکه نوشیدن قهوه یا چای به یکی از سنت های کار در شرکت مبدل شده است، دستگاه قهوه ساز به عنوان یکی از ضروری ترین تجهیزات اداری به حساب می آید. کارمندان باید بتوانند در هنگام نیاز، گرسنگی و تشنگی خود را برطرف نمایند. سرو کردن قهوه و چای رایگان برای کارمندان بازدهی آن ها را افزایش می دهد؛ به همین سبب دستگاه آب سرد کن نیز عضو موثری در یک اداره به شمار می رود.
- سیستم ارتباط تلفنی
ایجاد ارتباط موثر از دیگر ضروریات همۀ کسب و کار ها است. هنگام انتخاب تجهیزات اداری یک شرکت، مدیران همیشه باید روی ایجاد یک سیستم تلفنی کارامد درون شرکت سرمایه گذاری نمایند. کارمندان به لطف این سیستم می توانند به طور کاربردی با مشتریان و همکاران خود ارتباط برقرار کنند. دو سیستم تلفنی مناسب برای اداره ها، سیستم های PBX و VoIP هستند. تفاوت اصلی بین دو سیستم ذکر شده، تفاوت در نوع ارتباط آن ها با کاربران است.
- دستگاه فتوکپی و پرینتر
همۀ شرکت ها باید دستگاه های پایه ای همچون پرینتر، فتوکوپی و اسکنر را در اداره اصلی خود جای دهند. دستگاه فتوکپی و پرینتر از با اهمیت ترین تجهیزات اداری محسوب می شوند.
در وهلۀ اول باید به ظرفیت فضای دفتر کار خود نگاه کنید؛ باید مطمئن شوید که دستگاه چاپگر مورد نظر شما فضای زیادی را اشغال نکند. چاپگرها می توانند از قابلیت های دیگر همچون اسکن و فکس نیز برخوردار باشند.
- نرم افزار رایانه ای
با توجه اینکه اطلاعات همچون ستون فقرات هر کسب و کاری است، نرم افزارهای رایانه ای نیز زیر مجموعۀ تجهیزات ضروری اداره قرار می گیرند. نرم افزار های رایانه ای ضروری شامل برنامه های کاربردی، آنتی ویروس، نرم افزارهای واژه پردازی و سیستم های ارتباط با مشتری (CRM) می شوند.
نرم افزار های واژه پردازی غلط های املایی را به طور خودکار تصحیح کرده و سرعت کار را بهبود می بخشند. استفاده از این نرم افزارها از وقوع خطا و اشتباهات جلوگیری می کند. از دیگر مزایای این نرم افزارها، کمک به کارامدی و افزایش دقت در کار کارمندان می باشد.
سیستم های CRM مزایای زیادی به همراه دارند. ایجاد یک شبکۀ ارتباطی خوب بین مشتری و شرکت از ضرورت های هر کسب و کاری محسوب می شود.
- نوشت افزار
نوشت افزار از دیگر تجهیزاتی هستند که روزانه در همۀ کسب و کارها مورد استفاده قرار می گیرند. ابزاری همچون خودکار، کاغذ، دفتر، پوشه و دیگر نوشت ابزار مهم باید در اختیار کارمندان قرار گیرد تا بتوانند با بازدهی بالا کار خود را به انجام برسانند.
با پیشرفت علم، استفادۀ طولانی مدت از رایانه و خیره شدن مداوم به صفحۀ نمایش باعث خسته شدن کارمندان می شود. تعداد کثیری از کارمندان برای اینکه از این خستگی رهایی یابند به سراغ کاغذ و قلم می روند. با وجود اینکه علم دائما در حال پیشرفت است، هنوز هم استفاده از نوشت افزار ضروری بوده و از ارزش آن ها کاسته نشده است.
- تجهیزات مربوط به ثبت و ضبط
تجهیزاتی همچون پوشه ها، فلش دیسک های USB و هارد های قابل حمل به کسب و کارها کمک می کنند همه چیز مرتب و منظم نگه داری شوند. حتی با در نظر گرفتن پیشرفت تکنولوژی و افزایش فعالیت های آنلاین شرکت ها، کاغذبازی جز جدا نشدنی از مشاغل مختلف خواهد بود. ذخیرۀ اسناد مختلف درون فلش یکی دیگری از روش های کاربردی برای حفظ و سازماندهی اسناد است. علاوه بر فلش USB، دسترسی به یک هارد قابل حمل (اکسترنال) برای یک اداره حیاتی است؛ با این کار فضای ذخیره سازی رایانه ای شما برای حفظ اطلاعات افزایش قابل توجهی پیدا می کند.
- ابزار مشارکتی
ابزار مشارکتی همچون تخته های اداری نیز از تجهیزات ضروری یک اداره به شمار می روند. این ابزار باعث سازماندهی شدن ایده های جدید درون شرکت می شوند. اساس مشارکت به اشتراک گذاشتن دانش و مهارت های افراد درون شرکت بوده و به کمک آن می توان به بهترین نتایج دست یافت.
تخته سفید عنصری مفید برای به اشتراک گذاشتن برنامه ریزی ها و استراتژی های درون شرکتی است؛ می توان از این تخته ها برای یادآوری مسائل مهم استفاده کرد. این ابزار در اداره های خصوصی و اتاق های کنفرانس نقش مهمی را ایفا می کنند.
دسترسی به پروژکتورها نیز در شرکت ها ضروری است. پروژکتورها جدا از مدرن جلوه دادن فضای اداره، کاربردهای نوآورانه ای را برای شرکت به ارمغان می آورند. شرکت ها می توانند با استفاده از پروژکتور اطلاعات را با سرعت و بازدهی بیشتری به اشتراک گذاشته و متعاقبا مشارکت درون اداره را افزایش دهند.
- تجهیزات مربوط به بازیافت زباله های اداری
زباله های اداری و تجهیزات بازیافت آن ها از مواردی هستند که کسب و کار ها آن را نادیده می گیرند. اگرچه بکارگیری از آن ها حیاتی نیست، اما برای مشاغل مختلف مفید و سودمند خواهد بود.
دستگاه کاغذ خرد کن از این قبیل تجهیزات به شمار می رود. با استفاده از این دستگاه می توانید اسناد محرمانه، گزارشات مشتریان و سایر اسناد را به راحتی فسخ کنید.
کلام پایانی
همه مشاغل به قلم، گیره کاغذ، کاغذ، پوشه و موارد دیگر نیاز دارند تا همه بتوانند به طور موثر کار کنند. امروزه تجهیزات اداری و ماشین های اداری بخشی مهم و ضروری از یک دفتر کار قلمداد می شود. وجود تجهیزت مدرن اداری موجب بهبود عملکرد کارکنان و متعاقبا تسریع روند کارها خواهد شد.
ثبت ديدگاه